So schreiben Sie mithilfe von KI Excel-Formeln, die Sie überprüfen können
Eine Bestelltabelle mit sechs Zeilen zeigt, wie Sie eine SUMIFS-Formel von KI erstellen, die erwartete Summe prüfen und Änderungen vor dem Einsatz testen.
Sie benötigen den Wert bezahlter Online-Bestellungen. Ein KI-Assistent kann eine Excel-Formel vorschlagen, aber beim „Summieren der Verkäufe“ bleiben zwei Entscheidungen offen: welche Bestellungen zählen und was die Betragsspalte darstellt.
Beginnen Sie mit einer kleinen Tabelle, in der Sie die Antwort selbstständig berechnen können. Fragen Sie nach der Formel, ihrer Erklärung und den enthaltenen Zeilen. Ändern Sie dann eine Eingabe, um zu sehen, ob das Ergebnis korrekt reagiert. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Formel zu überprüfen, bevor Sie sie in die Nähe einer größeren Arbeitsmappe legen.
Machen Sie die Einschlussregel explizit
Dieser fiktive Datensatz enthält eine Zeile pro Bestellung. Amount ist der gesamte Bestellwert in USD, kein Stückpreis. Zählen Sie eine Zeile nur, wenn Channel Online und Status Paid ist. Eine Null ist ein erfasster Betrag; ein fehlender Betrag müsste untersucht werden.
Fügen Sie den durch Tabulatoren getrennten Block in die Zelle A1 eines leeren Arbeitsblatts ein. Überprüfen Sie, ob die Überschriften A1:D1 und die sechs Bestellungen die Zeilen 2–7 belegen. Wenn alles in Spalte A landet, teilen Sie den eingefügten Text mithilfe des Tabulatortrennzeichens auf, bevor Sie fortfahren.
Bestellkanalstatusbetrag
O101 Online 120 bezahlt
O102 Store 80 bezahlt
O103 Online ausstehend 60
O104 Online 90 bezahlt
O105 Online-Rückerstattung 40
O106 Online bezahlt 0
Lassen Sie diese Beispielbeschriftungen für die Übung unverändert, auch wenn Ihre Excel-Oberfläche eine andere Sprache verwendet. Die Textkriterien in der Formel beziehen sich auf den Zellinhalt, nicht auf die Sprache der Benutzeroberfläche.
Markieren Sie ohne KI die Zeilen, die zählen: O101, O104 und O106. Ihre Summe ist 120 + 90 + 0 = 210. Die bezahlte Shop-Bestellung zählt nicht, ebenso die ausstehenden und erstatteten Online-Bestellungen.
Fragen Sie nach einer Formel, nicht nur nach einer Summe
Sie können für diesen Schritt einen Textassistenten verwenden; es ist kein Zugriff auf Ihre eigentliche Geschäftsarbeitsmappe erforderlich. Geben Sie die kleine fiktive Tabelle und ihre Zellenpositionen an:
Ich verwende Excel. Überschriften sind in A1:D1; Daten sind in A2:D7.
A ist die Bestellung, B ist der Kanal, C ist der Status, D ist der Betrag in USD.
Jede Zeile stellt eine Bestellung dar und D enthält den gesamten Bestellbetrag.
Schreiben Sie eine Formel für F2, die den Betrag nur dann summiert, wenn der Kanal online ist
und der Status ist „Bezahlt“. Schließen Sie beide Bedingungen ein. Verwenden Sie normales Excel
Funktionen und englische Funktionsnamen. Erklären Sie jeden Bereich und jede Liste
die Bestell-IDs, die enthalten sein sollen. Ändern Sie die Quelldaten nicht.
[Fügen Sie die Beispieltabelle ein.]
Eine Referenzformel für diese Aufgabe lautet:
=SUMIFS(D2:D7,B2:B7,"Online",C2:C7,"Paid")
Dies ist eine verfasste Referenzantwort und keine Behauptung, dass jeder Assistent die gleiche Antwort liefert. Die SUMIFS-Dokumentation von Microsoft definiert, wie Werte hinzugefügt werden, die mehrere Kriterien erfüllen.
Lesen Sie es der Reihe nach: Summe D2:D7, aber nur für Zeilen, in denen B2:B7 mit Online übereinstimmt und C2:C7 mit Paid übereinstimmt. Alle drei Bereiche decken die gleichen sechs Zeilen ab. Eine Formel, die nur die Kanalbedingung verwendet, würde Bestellungen einbeziehen, die nicht bezahlt wurden.
Geben Sie in F1 eine beschreibende Bezeichnung ein, z. B. Paid online orders (USD), und in F2 die Formel. Die Beschriftung sollte die Regel beibehalten, sodass jemand, der das Ergebnis liest, weiß, was 210 bedeutet.
Überprüfen Sie das Ergebnis und die ausgewählten Zeilen
Wenn F2 210 anzeigt, vergleichen Sie auch die enthaltenen IDs. Die richtige Summe kann zufällig in einem anderen Datensatz vorkommen. Hier sind die vorgesehenen beitragenden Zeilen 2, 5 und 7.
Ein falsches Ergebnis ist ein nützlicher Beleg. Ein Ergebnis von 310 entspricht beispielsweise allen Online-Beträgen in dieser Stichprobe: 120 + 60 + 90 + 40 + 0. Das legt nahe, zu prüfen, ob die Zahlungsstatusbedingung weggelassen wurde; es handelt sich um einen diagnostischen Hinweis und nicht um einen Beleg für die Ursache in jedem Arbeitsbuch.
Wenn Excel die Formel ablehnt, prüfen Sie, wie Ihre Installation Funktionsnamen und Argumenttrennzeichen erwartet. Das Beispiel verwendet englische Funktionsnamen und Kommas. Bei einer Installation mit Semikolons ist möglicherweise ; zwischen den Argumenten erforderlich. Ersetzen Sie die gewöhnlichen doppelten Anführungszeichen um Online und Paid nicht durch typografische Anführungszeichen. Dabei handelt es sich um Syntaxanpassungen; Sie ändern nicht, welche Bestellungen zählen sollen.
Die Formelfehleranleitung von Microsoft bietet Überprüfungen auf Fehler und unerwartete Ergebnisse. Das sofortige Hinzufügen von IFERROR(...,0) würde ein Symptom verbergen, bevor Sie es verstehen.
Testen Sie Änderungen, die Sie vorhersagen können
Führen Sie diese nacheinander aus und stellen Sie nach jedem Test die Originaldaten wieder her:
| Ändern | Erwartet F2 | Was es überprüft |
|---|---|---|
Ändern Sie C4 von Pending in Paid | 270 | O103 qualifiziert sich jetzt und fügt 60 |
| Ändern Sie D3 von 80 auf 800 | 210 | Eine Filialbestellung bleibt ausgeschlossen |
| Ändern Sie D7 von 0 auf 5 | 215 | Die letzte Datenzeile ist enthalten |
| Stellen Sie die ursprüngliche Tabelle wieder her | 210 | Die Teständerungen wurden entfernt |
In diesen Fällen wird mehr geprüft, als nur, ob die ursprüngliche Formel zufällig eine Zahl anzeigt. Sie testen eine Reihenfolge, die in die ausgewählte Gruppe eintritt, eine große Änderung außerhalb dieser Gruppe und die letzte Zeile des Bereichs.
Die Formel und diese Änderungen wurden für diesen Artikel in einer unabhängigen Tabellenkalkulations-Engine überprüft. Sie waren kein Test der Arbeitsmappenbearbeitungsfunktion einer KI-App. Führen Sie die Prüfungen in Ihrer eigenen Excel-Installation durch, bevor Sie die Formel anpassen.
Erweitern Sie die Daten erst, wenn der kleine Fall funktioniert
Dieser Verweis endet bewusst in Zeile 7. Wenn Sie in Zeile 8 eine neue Bestellung hinzufügen, wird diese in der vorhandenen Formel nicht berücksichtigt. Erweitern Sie alle drei Bereiche zusammen oder verwenden Sie eine Excel-Tabelle mit Referenzen, die auf die Zeilen folgen. Überprüfen Sie eine neu hinzugefügte qualifizierte Bestellung, anstatt davon auszugehen, dass sich das Sortiment erweitert hat.
Ersetzen Sie für Ihre eigenen Daten die Beispielbeschriftungen durch die tatsächlichen Werte in den Zellen. Entscheiden Sie, wie mit unvollständigen Beträgen oder inkonsistenten Status umgegangen werden soll, bevor Sie das Ergebnis als Bericht behandeln. Die Formatierung von Text als Währung allein stellt nicht sicher, dass jeder Quellwert numerisch ist.
Wenn Sie KI um eine Korrektur bitten, beschreiben Sie die fehlgeschlagene Prüfung: „Die Änderung von C4 in „Bezahlt“ sollte 60 hinzufügen, aber F2 hat sich nicht geändert. Überprüfen Sie die Bereiche und beide Kriterien.“ Halten Sie den Originaltisch bereit. Akzeptieren Sie die Formel, wenn die Regel, die ausgewählten Zeilen und die vorhergesagten Änderungen übereinstimmen – und nicht nur, wenn die Erklärung plausibel klingt.
Referenzen
- Microsoft: SUMIFS-Funktion: Argumentreihenfolge, mehrere Kriterien und Bereichsanforderungen.
- Microsoft: Fehler in Formeln erkennen: Prüft auf Formelfehler und unbeabsichtigte Ergebnisse.
