Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición
Autor: AILesson9 min de preparaciónProbado con:ChatGPTRevisado el: 2026-08-28
Respuesta rápida
Realiza el seguimiento del inventario utilizable, la demanda, el plazo de entrega, el suministro pendiente, la lógica de reposición y los responsables de las excepciones sin inventar decisiones de compra. Proporciona: Operación y decisiones de inventario, Campos, fuentes y valores de muestra, Política de reposición y excepciones. Resultado esperado: Un libro de inventario controlado con fórmulas de reposición, una cola de excepciones y comprobaciones de conciliación.
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Diseña un libro de Excel de inventario y alertas de reposición usando la operación, los datos y la política aprobada que se proporcionan.
Artículos, ubicaciones, revisión, demanda, servicio, autoridad, restricciones de proveedores y acción de la alerta:
[operation]
Granularidad, inventario, reservas, unidades no utilizables, suministro pendiente, fechas, demanda, plazo de entrega, restricciones de pedido, coste, actualización y calidad:
[data]
Disponibilidad, periodo de demanda, inventario de seguridad, lógica de reposición/objetivo, redondeo, tratamiento de datos desactualizados/entregas atrasadas, anulaciones, aprobación y exclusiones:
[policy]
Define una fila por cada combinación de SKU y ubicación, y separa los hechos de origen, los campos calculados, los parámetros de la política, la acción recomendada y el pedido aprobado. Concilia los componentes del inventario existente y distingue entre inventario disponible, posición de inventario, inventario previsto al final del plazo de entrega, punto de reposición y cantidad del pedido. Incluye únicamente el suministro pendiente cuya llegada se espere dentro del periodo aprobado y conserva las entregas atrasadas o inciertas como excepciones. Aplica el tamaño del envase y el MOQ después de calcular la necesidad, y no recomiendes un pedido cuando falten datos obligatorios de demanda, plazo de entrega, unidad, proveedor o vigencia. No trates una alerta como una autorización de compra. Devuelve: arquitectura de hojas; diccionario de datos; tabla de parámetros; fórmulas de tablas de Excel; prioridad de alertas; reglas de formato condicional; flujo de excepciones y aprobaciones; filas de muestra; conciliación de inventario/órdenes de compra; controles de actualización; y pruebas para ausencia de necesidad, reposición, redondeo por MOQ/envase, exceso, falta de existencias, datos ausentes/desactualizados, orden de compra atrasada, demanda cero y anulación.
Privado de forma predeterminadaLa preparación del prompt se realiza localmente en tu navegador. Evita introducir información confidencial en cualquier servicio de IA, a menos que tu organización lo permita.
De la entrada al resultado
Un ejemplo completo
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Entrada real
Operación y decisiones de inventario
Pequeño almacén de piezas de reparación, con una única ubicación central y 180 SKU. El comprador revisa el inventario cada lunes. El objetivo es evitar faltas de existencias durante el plazo de entrega del proveedor, no optimizar estadísticamente el servicio. El libro genera alertas Review/Reorder/Stockout/Data issue; el comprador aprueba y crea la orden de compra fuera de Excel. Los proveedores tienen tamaños de envase y MOQ. No hay pedidos automáticos.
Campos, fuentes y valores de muestra
Una fila por SKU en Main. Campos SKU, Description, Unit, OnHand, Reserved, Damaged, OpenPOQty, EarliestConfirmedDue, AvgWeeklyDemand, LeadTimeWeeks, SafetyStock, PackSize, MOQ, Supplier, LastStockRefresh, LastDemandRefresh, OverrideTarget, OverrideReason. Ejemplo Filter-F9: each, OnHand 42, Reserved 8, Damaged 2, OpenPO 24 con entrega el 8 Sep 2026, demanda semanal media 15, plazo 2 semanas, inventario de seguridad 12, envase 6, MOQ 24, proveedor North Parts, actualización 31 Aug 2026. Fecha de revisión 1 Sep 2026. Ningún SKU duplicado. Las fechas y cantidades pueden estar en blanco.
Política de reposición y excepciones
Available=OnHand-Reserved-Damaged. InventoryPosition=Available+órdenes de compra abiertas que lleguen en la fecha de revisión o antes de esta más el plazo de entrega; las órdenes atrasadas/no confirmadas se excluyen y se marcan. LeadDemand=AvgWeeklyDemand×LeadTimeWeeks. ReorderPoint=LeadDemand+SafetyStock. Target=LeadDemand+SafetyStock+demanda de una semana de revisión, salvo que exista un OverrideTarget aprobado con motivo. Si InventoryPosition<ReorderPoint, necesidad bruta=Target-InventoryPosition; la propuesta se redondea hacia arriba a PackSize y como mínimo a MOQ. Si Available<0, Stockout/record issue tiene prioridad sobre la reposición. Los datos obligatorios con más de 7 días son Data issue. Una demanda cero con existencias es No reorder, no un error de división.
Ejemplo de salida
Hojas: InventoryInput, detalle de OpenPO, Parameters, ReorderReview, Exceptions, ApprovalLog y Reconciliation. Mantén la propuesta calculada separada de BuyerDecision, ApprovedQty, PONumber y ApprovedAt.
Para Filter-F9, Available=42−8−2=32. La orden de compra confirmada con entrega el 8 de septiembre está dentro del periodo de dos semanas que termina el 15 de septiembre, por lo que InventoryPosition=32+24=56. LeadDemand=15×2=30; ReorderPoint=30+12=42; Target predeterminado=30+12+15=57. Como 56 no es menor que 42, el estado es No reorder, aunque esté una unidad por debajo del objetivo; la política se activa en el punto de reposición, no en el objetivo.
Fórmulas de tabla: Available =[@OnHand]-[@Reserved]-[@Damaged]; EligibleOpenPO debe sumarse a partir del detalle de órdenes de compra con criterios de estado y fecha de entrega, en lugar de confiar en un único agregado cuando existen varias órdenes; InventoryPosition=Available+EligibleOpenPO; LeadDemand=AvgWeeklyDemand*LeadTimeWeeks; ReorderPoint=LeadDemand+SafetyStock. RawNeed, cuando se activa, es MAX(0,Target-InventoryPosition). La propuesta redondeada puede ser =MAX([@MOQ],CEILING.MATH([@RawNeed],[@PackSize])), pero solo después de validar que PackSize/MOQ sean positivos.
Prioridad de alertas: campo duplicado/obligatorio/tipo/datos desactualizados → Data issue; Available<0 → Stockout or record issue; orden de compra atrasada/no confirmada que afecta al periodo → Review supply; posición por debajo del punto de reposición → Reorder review; en cualquier otro caso → No reorder. El formato condicional sigue el texto del estado, no una lógica anidada basada únicamente en colores. Las pruebas incluyen una posición de 35 que produce una necesidad bruta de 22 y una propuesta de 24; una necesidad bruta de 25 se redondea a 30; una demanda de 0 devuelve No reorder según la política; una orden de compra que llega un día después del periodo se excluye y se marca; la ausencia de proveedor o una actualización de hace 8 días bloquea la propuesta; una anulación solo se usa con objetivo, motivo, revisor y fecha. En cada actualización, concilia el OnHand total con el recuento/suma de origen y las cantidades de OpenPO incluidas/excluidas con el registro de órdenes de compra.
Por qué funciona
1
Separar la posición de inventario de las existencias físicamente disponibles evita que los pedidos abiertos oculten una escasez actual.
2
Un campo de aprobación impide que una recomendación calculada se convierta en una instrucción de compra no autorizada.
Comprueba el resultado
¿El inventario, las reservas, las unidades no utilizables, el suministro previsto, la demanda durante el plazo de entrega, el inventario de seguridad y las unidades están definidos de manera coherente?
¿Los datos ausentes, desactualizados, atrasados, duplicados o inciertos detienen o rebajan la recomendación de reposición?
¿La necesidad calculada, la propuesta redondeada, la decisión del revisor y el pedido real son campos distintos?
Úsalo con confianza
Preguntas frecuentes
Respuestas prácticas sobre cuándo usar esta receta, qué debes proporcionar y en qué casos la revisión humana sigue siendo importante
¿Qué debo preparar antes de usar «Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición»?
Para usar «Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición», prepara la operación y las decisiones de inventario, los campos, las fuentes y los valores de muestra, y la política de reposición y excepciones. Sustituye los marcadores de posición solo con información que puedas verificar. Si desconoces algún detalle, indica expresamente esa incertidumbre en lugar de pedir al modelo que lo deduzca.
¿Cuándo no está listo para usar el resultado de «Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición»?
El resultado no está listo si todavía no ofrece, a partir de las pruebas proporcionadas, el resultado indicado —un libro de inventario controlado con fórmulas de reposición, una cola de excepciones y comprobaciones de conciliación—, o si depende de suposiciones sin resolver, aprobaciones pendientes o detalles inventados. Usa las comprobaciones como criterios de aprobación: revisa los datos de origen o asigna a una persona concreta y autorizada para la revisión, en lugar de pulir un resultado sin fundamento.
¿Qué herramientas de IA tienen pruebas registradas para «Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición»?
El registro de pruebas publicado para «Diseñar un libro de inventario y alertas de reposición» incluye ChatGPT a fecha de 2026-08-28. Esto confirma que se realizaron pruebas, pero no garantiza la compatibilidad ni resultados idénticos en versiones posteriores del producto. Si usas otra herramienta o versión, mantén visibles todas las restricciones y repite las comprobaciones del resultado antes de usarlo.
Pasa de entender la IA a poner manos a la obra. Practica cómo dar instrucciones, revisar y mejorar resultados con lecciones interactivas para el trabajo y la vida cotidiana.
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