Liste de contrôle de la clôture d’août
Préparation D-2 — Lin exporte la liste approuvée des rapports sources, confirme les périodes et les totaux de contrôle, ouvre le journal des exceptions et demande aux Opérations les preuves de prestation de service. Preuves : exportations datées et journal des demandes. L’impossibilité d’exporter est bloquante.
Exhaustivité D+1 — Lin clôture les journaux auxiliaires de facturation et fournisseurs à l’heure limite indiquée, puis rapproche le registre de facturation des produits et créances et le grand livre fournisseurs des dettes. Chaque rapprochement présente les deux totaux, la différence, l’explication, le responsable de l’élément en suspens et sa date. Kai effectue une revue indépendante. Lin rapproche le relevé PayFlow du compte de trésorerie au grand livre avec une tolérance nulle, sauf éléments de décalage répertoriés séparément ; toute différence inexpliquée bloque la validation. L’exportation de la paie doit comprendre son total de contrôle avant le début du rapprochement de la paie.
Ajustements D+2 — Lin prépare les rapprochements des produits différés, des immobilisations, de la paie et des engagements ouverts. Pour chaque charge à payer ou ajustement proposé, joindre la source, le calcul, la période d’août, les comptes et l’indicateur de contrepassation. Kai examine, approuve et comptabilise ; Lin ne peut ni approuver ni comptabiliser. Toute différence non bancaire, même inférieure ou égale à CNY 1, reçoit une explication. Les éléments ouverts inférieurs à 5,000 exigent une explication, un responsable, une échéance et l’acceptation de Kai ; ceux de 5,000 ou plus sont transmis au directeur financier.
Revue analytique et validation D+3 — Lin compare les produits, les coûts, les créances, les dettes, la trésorerie, la paie, les produits différés et les immobilisations à la période précédente et aux attentes fournies, en signalant les causes inconnues. Kai vérifie tous les rapprochements, les approbations des écritures, le traitement des exceptions et la balance générale définitive, puis approuve le rapport avant 17:00. Les impôts et les stocks sont explicitement hors périmètre, et non silencieusement marqués comme terminés.
Dossier de clôture : toutes les exportations sources datées ; rapprochements signés ; registre des éléments en suspens ; pièces justificatives et approbations des écritures ; balance générale définitive ; validation de la préparation par Lin ; revue et approbation du rapport par Kai. Kai ne verrouille août qu’après la levée des blocages. Toute réouverture après verrouillage exige l’autorisation du directeur financier, ainsi que le motif, les rapports concernés, l’écriture approuvée et le journal de réémission. La rétrospective consigne les données tardives, les différences récurrentes et les améliorations de processus proposées à l’approbation le mois suivant.
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