AI 做的 PPT 字太多，怎样修改而不丢掉重要条件？
把密集的场地选择说明改成能支持决定的一页，保留预订条件，把背景解释放进讲稿，并核对实际导出结果。
AI 把报告做成了幻灯片，但页面仍然像报告。缩小字号可以放下段落，却没有告诉观众这一页到底要决定什么。
删字之前，先给页面确定一个用途。讨论方案时，把选项、会改变选择的事实，以及尚未确定的条件留在页面上。能够口头讲解的背景放进讲稿，需要以后核查的材料保留在原文件或附录里。
让这一页回答一个具体问题
本练习要交付一页英文方案，供使用英语的团队讨论：60 人工作坊是否继续争取 B 房间。数字均为虚构。A 房间打开隔断时可容纳 80 人，但本次隔断必须关闭，因此最多 40 人，费用 80。B 房间可容纳 70 人，费用 110，没有超过预算 120，但能否预订尚未确认。两个价格使用同一种货币，包含全部必需服务。
初始页面由作者故意写成密集文字。下面两张图来自为本文实际制作的可编辑演示文件，不是 Copilot 运行截图，也不用于证明某个模型的表现。因为练习交付英文方案，两语文章共用英文示例图。
这页没有裁切，放大后也能读清事实。问题在于观众必须读好几句，才能找到人数、价格和待确认的预订条件。如果你同时讲解，观众还要在口头说明和屏幕段落之间分配注意力。
让 AI 重新安排信息放在哪里
提供原事实和初始文字，再给出以下要求：
修改这一页，帮助团队决定是否继续争取 B 房间。
页面保留：60 人、两间房适用的人数上限与费用、预算 120、
B 房间尚未确认可订，以及下一步决定。
A 房间人数旁必须保留隔断关闭这个条件。
背景解释放进讲稿，讲稿中保留隔断打开时可容纳 80 人的事实。
不能说 B 房间已经预订或已经可用。
分别返回英文页面文字和英文讲稿，不要靠缩小字号保留原来的全部段落。
保留原始事实材料。
参考改稿把每间房的相关数字放在一起，并在标题和 B 房间说明中保留未确定状态：
下一步是“询问并确认 B 房间是否可订”，而不是直接“选择 B 房间”。原材料没有证明已经能订。删掉“尚未确认”确实减少了字数，却也改变了判断。
参考讲稿保留了隔断打开时的 80 人上限，解释本次为什么应使用 40，也保留两项价格在同一货币下包含必需服务。讲解者可以口头说明这些背景，不必把整段解释再投影一遍。
哪些细节必须留在屏幕上
| 信息 | 本例放在哪里 |
|---|---|
| 适用人数上限、费用和预算 | 主页面，会直接影响选择 |
| 隔断关闭、可订状态未确认 | 主页面，紧邻对应数字或动作 |
| 宣传册为什么另写 80 人 | 讲稿，保留原材料供查阅 |
| 真实采购中的完整场地条款 | 原文件或附录，方便核查 |
微软的演示文稿建议强调减少页面文字，并让现场观众能读清。它支持按观众需求编辑，但不能推出一个适合所有页面的字数上限。培训讲义、现场演讲和详细的文档型演示，所需文字量并不一样。
核对导出效果，再核对意思
打开实际导出文件，按观众观看时的大小检查换行、裁切、对比度，以及能否迅速找到要讨论的决定。还要检查可编辑文件：PNG 看起来正确，另一个工作流程却可能把所有字都压成了一张图。需要后续改稿时，确认标题和条件仍然可以编辑。
再对照原事实逐项核查：A 适用上限为 40，B 为 70，参与人数 60，费用分别为 80 和 110，预算为 120，预订仍未确认。布局更清楚，只有同时保住这些事实，才算改对。
一页承载多个不同决定时，可以按决定拆页，不必硬挤。本例一页就够。把原始解释和讲稿与演示文件一起保留，避免精简后的页面成为唯一剩下的依据。
