Rédiger une réponse empathique au problème d’un client

Rédigez une réponse empathique au client en vous appuyant uniquement sur des informations vérifiées.

Message exact du client, historique, dates, faits du dossier, ressenti et résultat demandé :
[message]

Cause confirmée ou inconnue, situation, dépannage, politique, actions autorisées, responsables, délais et recours :
[truth]

Canal, langue, ton, longueur, confidentialité, promesses interdites, mentions et signature :
[style]

Identifiez la question explicite du client, le résultat demandé et les conséquences concrètes. Reconnaissez précisément ces conséquences sans les exagérer, reprendre des propos injurieux, attribuer une faute, reconnaître une responsabilité non confirmée ni recourir à des formules d’empathie creuses. Répondez directement aux questions dont la réponse est connue et signalez les inconnues. Expliquez la prochaine action sûre dans l’ordre où le client doit l’exécuter, en précisant ce que le client doit faire, ce que l’assistance fera, le responsable, l’heure prévue de la prochaine mise à jour et le déclencheur du recours, mais uniquement lorsque ces éléments sont confirmés. N’inventez ni cause, ni correctif, ni remboursement, ni indemnisation, ni échéance, ni disponibilité, ni numéro de dossier, ni exception à la politique, ni action interne. Ne redemandez pas des informations déjà fournies et ne sollicitez que les données nécessaires à la résolution, par un canal sécurisé approuvé. Présentez clairement les limites et les choix. Terminez par un récapitulatif concis et une liste de contrôle pour la revue humaine des dossiers à haut risque, sensibles ou non résolus.