Plan de l’événement anniversaire
Critères de poursuite ou d’arrêt au 4 octobre : le lieu confirme les règles sur la nourriture extérieure, les limites d’utilisation ou de non-utilisation de la cuisine, les fixations murales, le parcours en fauteuil roulant comprenant les toilettes et les espaces de circulation, le nettoyage et les déchets, l’assurance, l’annulation et la procédure d’urgence ; la capacité reste de 50 personnes, assistants compris ; le solde du lieu est approuvé ; le projecteur et le haut-parleur réussissent les tests ; le dispositif alimentaire lié aux allergies est acceptable pour la famille. L’absence de parcours en fauteuil roulant, un conflit de capacité ou l’absence de solution alimentaire sûre bloque la partie concernée du plan.
Chronologie : au plus tard le 1er octobre, H1 envoie un rappel de RSVP et H2 tient à jour les nombres de personnes invitées, présentes, absentes et sans réponse. Au plus tard le 4 octobre, H1 consigne les règles du lieu et ne paie les 700 que si les conditions sont confirmées ; H4 teste le projecteur, le haut-parleur et le câble ; H5 décide si la toile de fond vaut les 380 après vérification des conditions de fixation, de location et de retour. Le 7 octobre, les RSVP sont verrouillés ; H2 confirme une liste d’invités plafonnée à 45 et H3 fixe le dénominateur alimentaire au nombre d’invités +5 assistants, plafonné à 50. Au plus tard le 8 octobre, H3 commande le gâteau et vérifie l’intégralité du processus relatif aux ingrédients et aux contacts croisés ; une affirmation du fournisseur sans informations suffisantes déclenche la solution approuvée par la famille, et non une hypothèse. H5 confirme les plateaux, le nettoyage et les échéances de retour.
Modèle de quantités avec 42 invités attendus +5 assistants =47 convives. Une marge de 10% donnerait 51.7 et dépasserait la capacité ; plafonner donc les calculs d’achat à 50. Fruits : 50×120 g=6 kg, CNY 72. En-cas salés : 50×80 g=4 kg, CNY 120. Boissons : l’hypothèse de portion manque ; six bouteilles représentent 9 L, mais la quantité suffisante ne peut pas être vérifiée avant que H3 ne définisse le nombre de litres par personne. Le gâteau prévu pour 45 portions est insuffisant pour 50 convives ; H3 doit soit consigner que cinq personnes n’en prendront pas, soit modifier la commande. Glace : quatre sacs, CNY 32. Les 60 gobelets, 50 assiettes et 80 serviettes déjà en stock couvrent exactement ou dépassent le dénominateur plafonné ; ne pas acheter de doublons.
Budget connu avant la solution liée aux allergies et la révision des boissons : lieu 1,200 + gâteau 650 + boissons 54 + fruits 72 + en-cas 120 + glace 32 + nettoyage 80 = 2,208. Avec la toile de fond facultative, le total atteint 2,588, laissant 1,412 sous le plafond de 4,000. Ce chiffre n’est pas définitif, car la solution liée aux allergies, la quantité suffisante de boissons, les coûts des plateaux et leurs conditions sont inconnus.
Jour de l’événement : à 11:30, H1 prend possession du lieu et en consigne l’état ; H2 vérifie l’installation pour une capacité de 50 personnes et la liste d’accueil ; H4 teste à nouveau le matériel et conserve une solution orale ou de démonstration sans projecteur ; H3 vérifie les étiquettes, sépare le service approuvé pour l’allergie, consigne le contrôle du froid et du service selon les consignes vérifiées et réapprovisionne sans mélanger les ustensiles ; H5 prépare le nettoyage et les articles à rendre. Comptage à l’entrée à 13:45, avant chaque démonstration, au gâteau et à la clôture. Feuille de route : accueil à 14:10 ; démonstrations à 14:30/15:30 ; gâteau à 16:00 ; remerciements à 16:45 ; départ des invités à 17:00 ; inventaire, nettoyage, déchets, preuve de l’état et remise du lieu au plus tard à 18:00. Ensuite, rapprocher les RSVP et la fréquentation, les quantités achetées, servies, restantes et gaspillées, les coûts engagés, payés, remboursables et retournés, le statut de l’acompte, le matériel et les plateaux, puis archiver les reçus et le document de remise signé.
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