为活动或聚会制定时间线和采购清单

作者: AI 小课10 分钟准备已测试:ChatGPT复核日期: 2026-08-28

直接回答

从固定时点倒排活动，并加入出席情景、有责任人的依赖、按数量采购、安全检查和收尾。 请提供: 活动事实与目标、人员、食物、设备与服务需求、预算与控制规则。 预期成果: 里程碑日历、活动日执行表、按出席人数的数量模型、采购账、备用分支和收尾清单。

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活动事实与目标人员、食物、设备与服务需求预算与控制规则

生成的提示语

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请根据所给事实制定可执行活动时间线和采购清单。

活动事实：
[event]

人员、食物、设备与服务：
[needs]

预算与控制：
[budget]

从固定宾客到达和场地退出时间倒排。区分确认预订、估算、建议和待核规则。按决策、邀请、回复节点、供应商期限、一周前、72小时前、最后一天、布置、宾客到达、流程、服务补充、结束、清理、退货、退款和对账建立阶段。每项显示期限或触发、一个负责人、依赖、行动、数量或成本、证据、状态和备用。建立低、预期和容量出席情景；区分受邀、回复参加、最终确认、临时到场余量、工作人员和餐食服务分母。按所给份量或用量假设推导数量，只扣除确认库存，按包装取整，避免共享物重复，并保留过敏原与交叉接触不确定性。不得虚构场地、许可、消防、酒精、食品安全、保险、无障碍、供应商、交付、退款、处置、天气或紧急规则；说明权威方和核实期限。核对承诺、已付、可退款、实际、退货和浪费金额。加入继续/停止门禁、联系与人数核点、服务补救、雨天或供应商失败分支、不可忘工具包和最终交接证据。

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从输入到成果

实际案例

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实际输入

活动事实与目标: 社区工作室十周年下午活动，10月11日周六14:00至17:00。宾客13:45可入场；11:30可布置，18:00须清空。容量50含5名帮手。邀请58；当前回复参加32成人6儿童，不参加7，未回复13。预计最终宾客42，低36，最大宾客45，因为帮手占容量。流程：14:10欢迎，14:30和15:30各20分钟演示，16:00蛋糕，16:45致谢。室内场地已订，定金500元；余款700于10月4日到期。场地称有45人桌椅和无台阶入口，但厨房、墙面粘贴、外带食物、清理、垃圾、保险和取消须书面确认。无户外依赖。
人员、食物、设备与服务需求: 五名帮手：H1活动负责，H2签到/人数，H3食物/过敏，H4演示/设备，H5布置/清理。一名宾客陈述轮椅出入需求；准确厕所和通行须确认。一名儿童确诊坚果过敏；家庭要求成分和所述交叉接触信息。计划密封饮料、水果、咸味包装零食和一个蛋糕；无酒精、烹饪或热存。只有标签和供应商流程可接受时才单独提供过敏安全餐，否则询问家庭批准备用。确认库存：60个可重复杯、50小盘、80餐巾、两块桌布、名牌、笔、延长线。需工作室投影与音箱，均未测试。背景布可选。可退餐盘可能可用但条款未知。
预算与控制规则: 总上限4000元。场地总额1200。8月28日估价：45份蛋糕650；1.5升密封饮料每瓶9元；水果每人120克，12元/公斤；咸味零食每人80克，30元/公斤；冰4袋每袋8；过敏安全替代价格未知；背景租赁380；清洁用品80。餐食分母为最终确认宾客+5帮手，上限50。10月7日回复锁定后按最终情景买易腐；份量加10%缓冲但绝不超容量。任何单项临时支出超过200由H1批准。记录承诺/已付/可退款/实际。购买时核包装标签和供应商细节；遵循核实的当地/场地食物与紧急指引，当前未提供。天气无关。

示例输出

周年活动计划

10月4日前继续/停止门禁：场地确认外带食物、厨房边界、墙面粘贴、含厕所/通行的轮椅路线、清洁/垃圾、保险、取消和紧急流程；容量仍为含帮手50；批准场地余款；投影/音箱通过测试；过敏食物路径获家庭接受。轮椅路线缺失、容量冲突或无安全食物备用会阻止相关计划。

时间线：10月1日前H1发回复提醒，H2维护邀请/参加/不参加/未答。10月4日前H1记录场地规则，并仅在条款确认时付700；H4测试投影、音箱和线；H5在核实粘贴/租赁/归还后决定380背景。10月7日锁回复；H2确认宾客不超过45；H3把餐食分母定为宾客+5帮手，上限50。10月8日前H3订蛋糕并核完整成分/交叉接触流程；供应商信息不足则使用家庭批准替代，不假设安全。H5确认餐盘、清洁和归还期限。

预计42宾客+5帮手=47人。10%缓冲为51.7，超过容量，因此采购计算封顶50。水果50×120克=6公斤，72元。咸味零食50×80克=4公斤，120元。饮料六瓶共9升，但缺少每人升数假设，H3定义前无法判断足够。蛋糕45份低于50人；H3须记录5人不需蛋糕或调整订单。冰4袋32元。库存60杯、50盘、80餐巾均覆盖封顶分母，不重复买。

过敏替代/饮料修订前已知预算：场地1200+蛋糕650+饮料54+水果72+零食120+冰32+清洁80=2208。可选背景后2588，低于4000上限1412。因过敏替代、足量饮料、餐盘成本和条款未知，非最终数。

活动日：11:30 H1接收场地并记录状态；H2核50人容量布置和签到；H4重测设备并保留无投影口述/演示备用；H3查标签、分开批准过敏餐具、按核实指引记录冷藏/供应，并补充时不混用工具；H5准备清洁与可退物。13:45入场、每次演示前、蛋糕和结束核人数。执行：14:10欢迎；14:30/15:30演示；16:00蛋糕；16:45致谢；17:00宾客离场；18:00前完成物品、清洁、垃圾、状态证据和场地交接。之后核对回复/实到、采购/供应/剩余/浪费、承诺/已付/可退/已退成本、定金、设备和餐盘，并归档票据与签字交接。