Plan für die Jubiläumsveranstaltung
Freigabe- und Abbruchkriterien bis zum 4. Oktober: Der Veranstaltungsort bestätigt mitgebrachte Speisen, die Grenzen der Küchennutzung, Wandbefestigungen, die rollstuhlgerechte Route einschließlich Toilette und Bewegungsflächen, Reinigung und Abfall, Versicherung, Stornierung sowie das Notfallverfahren; die Kapazität bleibt einschließlich der Helfenden bei 50; der Restbetrag für den Veranstaltungsort ist freigegeben; Projektor und Lautsprecher bestehen den Test; der Weg für allergiegerechte Verpflegung ist für die Familie akzeptabel. Eine fehlende rollstuhlgerechte Route, ein Kapazitätskonflikt oder das Fehlen einer sicheren Verpflegungsalternative blockieren den jeweils betroffenen Plan.
Zeitplan: Bis zum 1. Oktober sendet H1 eine RSVP-Erinnerung, und H2 pflegt die Zahlen für eingeladen/zugesagt/abgesagt/unbeantwortet. Bis zum 4. Oktober hält H1 die Regeln des Veranstaltungsorts fest und zahlt die 700 nur bei bestätigten Bedingungen; H4 testet Projektor, Lautsprecher und Kabel; H5 entscheidet nach Prüfung der Bedingungen für Befestigung, Miete und Rückgabe, ob der Hintergrund 380 wert ist. Am 7. Oktober endet die RSVP-Frist; H2 bestätigt eine auf 45 Personen begrenzte Gästeliste, und H3 legt die Berechnungsgrundlage für die Verpflegung auf Gäste + 5 Helfende, höchstens 50, fest. Bis zum 8. Oktober bestellt H3 den Kuchen und prüft das vollständige Verfahren zu Zutaten und Kreuzkontakt; eine Anbieteraussage ohne ausreichende Informationen führt zur von der Familie genehmigten Alternative, nicht zu einer Annahme. H5 bestätigt Fristen für Tabletts, Reinigung und Rückgabe.
Mengenmodell bei erwarteten 42 Gästen + 5 Helfenden = 47 Personen mit Verpflegung. Eine Reserve von zehn Prozent ergäbe 51,7 und überschreitet die Kapazität; die Einkaufsberechnungen werden daher auf 50 begrenzt. Obst: 50×120 g=6 kg, CNY 72. Herzhafte Snacks: 50×80 g=4 kg, CNY 120. Getränke: Die Annahme zur Menge pro Person fehlt; sechs Flaschen entsprechen 9 L, doch die ausreichende Menge kann erst geprüft werden, wenn H3 Liter pro Person festlegt. Das Kuchenangebot für 45 Portionen liegt unter den 50 Personen mit Verpflegung; H3 muss entweder dokumentieren, dass fünf Personen keinen Kuchen benötigen, oder die Bestellung anpassen. Vier Beutel Eis CNY 32. Die vorhandenen 60 Becher, 50 Teller und 80 Servietten decken die begrenzte Berechnungsgrundlage genau oder darüber hinaus ab; keine Doppelkäufe.
Bekanntes Budget vor der allergiegerechten Alternative und der Anpassung der Getränkemenge: Veranstaltungsort 1.200 + Kuchen 650 + Getränke 54 + Obst 72 + Snacks 120 + Eis 32 + Reinigung 80 = 2.208. Mit dem optionalen Hintergrund sind es 2.588, sodass bis zur Obergrenze von 4.000 noch 1.412 verbleiben. Dies ist nicht endgültig, da die allergiegerechte Alternative, eine ausreichende Getränkemenge sowie Kosten und Bedingungen für Tabletts unbekannt sind.
Veranstaltungstag: Um 11:30 Uhr übernimmt H1 den Veranstaltungsort und dokumentiert seinen Zustand; H2 prüft den Aufbau für die Kapazität von 50 Personen und die Anmeldeliste; H4 testet die Ausstattung erneut und hält eine mündliche beziehungsweise Vorführungsalternative ohne Projektor bereit; H3 prüft Kennzeichnungen, trennt die genehmigte allergiegerechte Ausgabe, dokumentiert Kühl- und Ausgabekontrollen gemäß geprüfter Anleitung und füllt nach, ohne Utensilien zu vermischen; H5 bereitet Reinigung und Rückgabegegenstände vor. Personenzählungen beim Einlass um 13:45 Uhr, vor jeder Vorführung, beim Kuchen und zum Abschluss. Ablaufplan: Begrüßung 14:10 Uhr; Vorführungen 14:30/15:30 Uhr; Kuchen 16:00 Uhr; Dank 16:45 Uhr; Verlassen durch die Gäste 17:00 Uhr; Bestandsaufnahme, Reinigung, Abfall, Zustandsbelege und Übergabe des Veranstaltungsorts bis 18:00 Uhr. Anschließend RSVP und tatsächliche Teilnahme, gekaufte/ausgegebene/übrig gebliebene/verschwendete Mengen, zugesagte/bezahlte/erstattungsfähige/zurückgezahlte Kosten, Anzahlungsstatus, Ausstattung und Tabletts abgleichen sowie Belege und unterschriebene Übergabe archivieren.
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